매신져로 사용하여 회사 업무에 대한 내용을 질의/응답 하는 경우가 많다.
그런데 바쁘게 업무처리를 하다보면 깜빡하고 누락하는 경우가 발생하기도 한다.
실시간으로 메모를 하는 것도 보통일이 아니다.
이것을 외부 생성형 AI를 이용,
엑셀에 정리해서 누락되는 일을 최소화 할 수 있도록 하는 과정을 정리하겠다.
여기서는 카카오톡을 이용해서 대화를 주고 받는다고 가정하겠다.
(1단계) 매신져에서 대화 내용 추출하기
먼저 정리하고 싶은 채팅방에서 대화 원본을 텍스트 파일로 내보내야 한다.
이 과정은 AI 가 자동으로 진핼할 수 없기 때문에 사람이 직접 대화를 복사해서 텍스트 파일에 저장해야 한다.
※ 기준: 사용자가 ChatGPT나 로컬 LLM 같은 AI 채팅 창에 대화 텍스트를 던져주는 일반적인 사용 환경임.
모바일: 채팅방 우측 상단 메뉴(☰) → 설정(톱니바퀴) → 대화 내용 내보내기 → '텍스트만 보내기' 선택 후 이메일이나 나에게 보내기로 저장
PC 버전: 채팅방 우측 상단 메뉴(☰) → 대화 내용 저장 → 텍스트 파일(.txt)로 저장
만약 완전 자동화를 원하는 경우
카카오톡 챗봇 및 웹훅(Webhook) 연동: 업무용 카카오톡 채널을 개설하고, 카카오 i 오픈빌더를 통해 메시지가 올 때마다 AI API(OpenAI 등)를 거쳐 구글 스프레드시트에 자동 기록되도록 파이프라인을 구축할 수 있다.
RPA(로봇 프로세스 자동화) 프로그램 사용:
① RPA 추출이 '사실상 불가능한' 경우 (수동 추출 권장)
아래 조건 중 하나라도 해당한다면, RPA 자동화를 시도하기보다 그냥 사람이 손으로 텍스트를 내보내는 것이 훨씬 빠르고 정신 건강에 이로움.
회사 PC 사양이 낮고(RAM 8GB 이하) 사내 보안이 엄격할 때
마우스를 뺏기지 않으려면 가상 머신(VM)을 써야 하는데 사양이 안 받쳐줍니다. 사내 보안 프로그램(DLP)이 가상화 기능이나 RPA 프로그램 실행 자체를 차단하기도 함
③ 업무 시간 중에 내 PC로 끊임없이 다른 일을 해야 할 때
가장 만들기 쉬운 일반적인 RPA(활성 매크로)는 작동하는 동안 마우스와 키보드를 강제로 점유합니다. 업무 중에 이 매크로가 켜지면 내 화면이 혼자서 멋대로 움직이므로 내 업무가 완전히 마비됨
비활성 매크로를 주기적으로 관리·수정할 여유가 없을 때
카카오톡 PC 버전이 업데이트되어 화면 UI 레이아웃이나 버튼 위치가 아주 조금만 바뀌어도 백그라운드 신호가 먹통이 됩니다. 이를 주기적으로 유지보수할 개발 지식이 없다면 무용지물이됨
(2단계) AI에게 명령하기 (프롬프트 활용)
※ AI 입력용 프롬프트 예시 ※
"첨부한 카카오톡 업무 대화 내용에서 주요 요청 사항과 결정 사항을 추출해 줘. 표(Table) 형태로 정리해 주고, 컬럼은 [날짜], [작성자], [요청/결정 내용], [담당자], [마감일], [진행 상황(대기/완료)]로 분류해 줘. 사담이나 불필요한 인사는 제외하고 오직 업무 관련 내용만 추출해 줘."
(3단계) AI 가 1차 처리한 텍스트를 엑셀로 가져오기
사용중인 AI 에 따라 텍스트를 엑셀에 옮기는 방법은 두 가지가 있다.
① 복사·붙여넣기: AI가 화면에 띄워준 마크다운 표를 그대로 드래그하여 복사(Ctrl + C)한 뒤, 엑셀에 붙여넣기(Ctrl + V)한다.
② 파일 다운로드: ChatGPT Plus나 Claude 유료 버전을 사용 중이라면, "이 표를 엑셀 파일(.xlsx)로 다운로드할 수 있게 만들어 줘"라고 추가 요청하여 파일로 직접 받아볼 수 있다.
※ 고려해할 사항 ※
개인정보 및 보안 : 대화 내용에 주민등록번호, 계좌번호, 기업 기밀 소스코드 등 민감한 개인정보나 대외비가 포함되어 있을시 어떻게 처리할 것인지 고려해야 한다.
텍스트 용량 제한 : 너무 오랜 기간의 방대한 대화는 AI가 한 번에 처리하지 못할 수 있으므로 최대한 짧게 끊어서 처리하는 것이 정밀도가 가장 높다.
Modelfile (시스템 프롬프트) 환경을 직접 작성할 수 있다면 AI가 대화 텍스트를 처리하기 전에 스스로 보안을 점검하고 분량이 너무 많을 경우 경고(알람)를 보내도록 강제할 수 있다.
회사 PC 사양이 낮고(RAM 8GB 이하) 사내 보안이 엄격할 때
마우스를 뺏기지 않으려면 가상 머신(VM)을 써야 하는데 사양이 안 받쳐줍니다. 사내 보안 프로그램(DLP)이 가상화 기능이나 RPA 프로그램 실행 자체를 차단하기도 함
업무 시간 중에 내 PC로 끊임없이 다른 일을 해야 할 때
가장 만들기 쉬운 일반적인 RPA(활성 매크로)는 작동하는 동안 마우스와 키보드를 강제로 점유합니다. 업무 중에 이 매크로가 켜지면 내 화면이 혼자서 멋대로 움직이므로 내 업무가 완전히 마비됨
비활성 매크로를 주기적으로 관리·수정할 여유가 없을 때
카카오톡 PC 버전이 업데이트되어 화면 UI 레이아웃이나 버튼 위치가 아주 조금만 바뀌어도 백그라운드 신호가 먹통이 됩니다. 이를 주기적으로 유지보수할 개발 지식이 없다면 무용지물이됨